برامج قواعد البيانات من أكثر البرامج الحاسوبية انتشاراً وهي عبارة عن تخزين البيانات وعرضها بطريقة أو أكثر .
ميكروسوفت أكسس Microsoft Access هو برنامج لإنشاء وتصميم قواعد بيانات تمكنك هذه القواعد من :
1- تسجيل أسماء أشخاص أو وجهات وعناوينهم وأرقام هواتفهم .
2- تسجيل مبيعات ومشتروات واستخراج فواتير منوعة .
3- تسجيل بيانات ودرجات طلاب واستخراج نتائجهم .
4- مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم .
5- فهارس كتب ومكتبات وإعارات .
6- عاملين في المؤسسة وتقارير بالمستحقات والإجازات .
7- اتصالات إدارية (صادر ووارد) .
8- مكاتب سفريات وحجوزات .
9- تسجيل تبرعات ومصروفات وأنشطة خيرية .
10- فهارس مكتبات صوتية (أشرطة صوتية) .
وقواعد البيانات كتعريف مختصر لها برنامج مهمته تخزين البيانات والتحكم بطرق إظهارها والتعديل فيها .
من مميزات هذه القواعد :
1- جمع جميع كائنات القاعدة في ملف واحد يأخذ الامتداد MDB ، وهذا ولاشك أسهل في التعامل مع القاعدة وإن كان قد يمثل خطورة على القاعدة من جهة أن تلف هذا الملف يتلف معه كل كائنات القاعدة .
2- استيراد وتصدير أنواع مختلفة من البيانات إلى برامج مجموعة الأوفس أو إلى قواعد وبرامج أخرى .
3- تعدد درجات الأمان في القاعدة وتعدد المستخدمين .
4- إمكانية وضع القاعدة على شبكة اتصالات داخلية وتشغيلها من عدة مستخدمين في آن واحد .
5- وجود خصائص وطرق تمكن المستخدم من التحكم الكامل في القاعدة وبياناتها ومنع تغيير تصميمها .
يطلق على قواعد بيانات ميكروسوفت أكسس اسم قواعد البيانات العلائقية ويقصد بها قواعد البيانات التي تكون الجداول فيها مترابطة بينها بعلاقات في حقل واحد أو أكثر .
والهدف الأساسي من ربط الجداول هو منع تكرار البيانات والحد من مساحات التخزين الضائعة والرفع من كفاءة قاعدة البيانات . وقد وضعت ميكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم لإدخال البيانات واستخراجها من القاعدة وطباعتها ، وهذه الكائنات هي :
(1) الجداول : وهي مكان تخزين البيانات في القاعدة ، وتتكون الجداول من حقول (أعمدة) وسجلات (صفوف) .
(2) استعلامات : وهي كما يتضح من اسمها استعلام عن بيانات معينة في القاعدة تنطبق عليها معايير محددة ، أو كائنات لتنفيذ عمليات على البيانات في الجداول كحذف سجلات أو تحديثها أو إنشاء الجداول أو إَلحاق سجلات بها .
(3) النماذج : وهي مكان تسجيل البيانات التي ترغب في حفظها في الجدول ، وتحريرها .
(4) التقارير : وهي كائنات عرض وطباعة البيانات بأشكال وطرق وتنسيقات منوعة .
(5) الصفحات : وهي صفحات تعرض البيانات في ملفات من نوع HTML منفصلة عن ملف القاعدة الأساسي وذلك لعرضها على شبكة الانترنت .
(6) الماكرو : أبسط تعريف له هو كائن يمكن وضع أمر أو عدة أوامر أو إجراءات فيه ليتم تنفيذها .
(7) الوحدات النمطية : هي مكان تخزين أوامر وإجراءات ليتم تنفيذها أو استدعاؤها بأكثر من طريقة وتختلف عن الماكرو بإمكانية التحكم في هذه الأوامر بشكل أكبر وأنها ذات إمكانيات أوسع وأكبر وأدق وتحكم أكثر فيها .
لفتح برنامج أكسس (Microsoft Access)
نضغط على Start ثم Programs ثم Microsoft office ثم
Microsoft Access 2003
التعرف على الشاشة الرئيسية للبرنامج
عند فتح برنامج أكسس تظهر الشاشة كما مبين بالشكل المجاور
ويوجد في أعلى النافذة شريط العنوان والذي يحتوي على اسم
ورمز البرنامج على اليسار وثلاثة أزرار على اليمين وهي زر
التصغير إلى أقل حجم ثم زر الاستعادة إلى الحجم الطبيعي ثم زر
إغلاق البرنامج.
يوجد في أسفل شريط العنوان شريط آخر وهو شريط القوائم
المتوفرة في البرنامج ولفتح أي منها أضغط على اسم القائمة فتنسدل منها قائمة بالأوامر الموجودة بها والتى يمكن استخدامها في البرنامج. وأسفل شريط القوائم يوجد شريط آخر وهو شريط الأدوات الذي يحتوى على مجموعة من الأزرار التي تستخدم لتنفيذ الأوامر مباشرة بدون البحث عن الأوامر في شريط القوائم. وبداخل نافذة البرنامج توجد نافذة قاعدة البيانات التي قمت بفتحها وتجد لها شريطاً للعنوان الخاص بها يحتوي على اسم قاعدة البيانات وثلاثة أزرار للتصغير والتكبير وإغلاق قاعدة البيانات وأسفل شريط العنوان يوج شريط أدوات خاص بقاعدة البيانات. وعلى يمين نافدة قاعدة البيانات تجد الكائنات المتوفرة ببرنامج أكسس وهى الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير وصفحات ويب ووحدات ماكرو ووحدات نمطية... ولاحظ تغير شريط الأدوات مع اختيار كائن منها.
إنشاء ملف قاعدة بيانات جديد
يمكن إنشاء ملف قاعدة بيانات جديدة إما عن طريق ضغط زر جديد من شريط الأدوات أو فتح قائمة ملف ثم اختيار الأمر جديد أو ضغط مفتاحي Ctrl+n
مكونات قاعدة البيانات
1) الجداول :- تعتبر الجداول أساس البناء لقاعدة البيانات حيث تحتوى على لجميع البيانات المتاحة وتكون في شكل سجلات ويحتوي كل منها على البيانات المختلفة لأحد عناصر الجدول فمثلا في جدول بيانات الطالب يحتوي كل سجل على البيانات المختلفة لكل طالب و رقمه الكودي وعنوانه وسنة ورقم تليفونه وهكذا تكون البيانات أيضا على هيئة حقول يحتوي كل منها على نوع واحد من البيانات
يتم إنشاء الجدول بأحد الطرق التالية:-
أ – إنشاء الجدول فى عرض التصميم
ب- إنشاء الجدول باستخدام المعالج
جـ- إنشاء الجدول بإدخال البيانات
أولا:- إنشاء جدول:-
توجد عدة طرق لإنشاء جدول جديد ومنها طريقة
عرض التصميم وذلك بالنقر المزدوج عليها من داخل
نافذة قاعدة البيانات أو نقر زر (إنشاء جدول جديد)
من شريط الأدوات الخاص بقاعدة البيانات فتفتح نافذة
(جدول جديد) ومنها اختر (طرقة عرض التصميم)
ثم نقر موافق فيتم فتح شاشة عرض التصميم كما
هو موضح بالشكل المقابل وكما تري فإنها تحتوي
على ثلاثة حقول للإدخال ففي خانة اسم الحقل تتم
كتابة أسماء الحقول التي يحتويها جدولك الذي تقوم
بإنشائه وفى الخانة المقابلة يمكنك
تحديد نوع البيانات بالنقر داخل
تلك الخانة فتنسدل قائمة تحتوي
على أنواع مختلفة للبيانات (كما
هو موضح بالشكل المقابل) اختر
منها
نص : يستخدم لحفظ القيم النصية
قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف )
ويمكن أن تكون القيمالمدخلة
أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم
أو فراغات أو رموز .
2- مذكرة : يستخدم لحفظ القيم
النصية الطويلة وذلك حتى
(64000 حرف).
ب - رقم : يستخدم لحفظ بيانات
رقمية ليست عملة، ويمكن أن
تكون الأرقام قيماً صحيحة أو
كسرية أو قيماً سالبة تسبقها
الإشارةالسالبة .
3- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أوالوقت أو كلاهما .
4- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ،ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحةالتحكم في.
5-ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطيقيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ بالقيمة رقم (1).
6- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحةأو خاطئة ، نعم أو لا ).
7- كائن OLE : يستخدم لحفظكائنات من تطبيقات أخرى والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيثيمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .
8- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـالانترنتأو ملفمستند موجود على القرص الصلب .
* وفي خانة الوصف يمكنك إضافة وصف للحقل ولا يؤثر ذلك في عمل الجدول فيمكن عدم إدراجه وبعد الانتهاء من إدخال الحقول انقر فوق زر حفظ من شريط الأدوات فيتم فتح نافذة تسال عن أسم الجدول فنكتب اسماً للجدول ثم ننقر على زر موافق فتظهر نافذة تسأل : هل تريد إنشاء مفتاح أساسي لهذا الجدول (ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟)
- إنشاءفهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز.
- بناء علاقات بين الجداول .
- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة فيحقل مفتاح أساسي .
ثم نغلق نافذة التصميم فنجد إن رمزاً للجدول الذي قمت بإنشائه قد ظهر في نافذة قاعدة البيانات يمكنك العودة إلى نافذة التصميم للتعديل أو للإضافة وذلك بتحديد الجدول ثم النقر على زر تصميم من شريط الأدوات كما يمكنك فتح ذلك الجدول أيضا بتحديده ثم النقر على زر فتح من شريط الأدوات
عمليات تجري على الجداول:-
1- الانتقال بين السجلات:- يمكن التنقل بين السجلات بالنقر فوق أي سجل نقرة واحدة بزر الماوس الأيسر ولاحظ وجود رقم السجلات التي يحتويها الجدول أسفل نافذة الجدول وبجوارها الرقم الخاص بالسجل المحدد الآن . حيث يمكن الانتقال من سجل لآخر عن طريق نقر السهم على يمن الرقم للانتقال إلى السجل السابق أو على يساره للانتقال إلى السجل التالي كما يمكن الانتقال مباشرة إلى السجل الأول من القائمة بنقر السهم الثاني على يمن الرقم وكذلك أيضا الانتقال إلى السجل الأخير بنقر السهم الثاني على يسار الرقم ويمكن أيضا فتح سجل جديد عن طريق النقر فوق السهم الأخير إلى اليسار ويتميز بوجود العلامة(*) بجواره كما بالشكل المقابل كما يمكن التنقل بواسطة فتح قائمة (تحرير) ثم اختيار الأمر (الانتقال إلى) فتفتح قائمة فرعية اختر منها الانتقال إلى سجل الأول أو الأخير أو التالي أو السابق أو إلى سجل جديد.
2- تحديد سجل أو أكثر أو كل السجلات:- يمكن تحديد السجل عن طريق النقر على المربع الموجود على يسار كل سجل كما يمكن تحديد أكث من سجل بالضغط على أول السجلات المطلوب تحديدها ثم الاستمرار في الضغط حتى الوصول بزر الماوس إلى السجل الأخير المطلوب تحديده ثم تحرير زر الماوس فيتم تحديد كافة السجلات المطلوبة كما يمكن عمل ذلك عن طريق تحديد السجل الأول ثم تحرير زر الماوس ثم الضغط على مفتاح Shift من لوحة المفاتيح وأثناء الضغط يتم النقر على السجل الأخير فيتم تحديد جميع السجلات بينهما. كما يمكن تحديد جميع السجلات عن طريق فتح قائمة (تحرير) ثم اختيار الأمر (تحرير كافة السجلات) أو الضغط على مفتاحي Ctrl+a من لوحة المفاتيح.
3- إجراء عمليات الحذف والقص والنسخ واللصق على السجلات:- لحذف أحد السجلات من الجدول حدد السجل الأخير أولا ثم انقر على مفتاح Delete من لوحة المفاتيح فيحذف كما يمكن عمل ذلك عن طريق فتح قائمة (تحرير) ثم اختيار الأمر (حذف) بعد تحديد السجل المراد حذفه وقبل إتمام عملية الحذف تظهر رسالة تأكيد تحذر من إنك على وشك حذف عدد محدد من السجلات التي قمت بتحديدها وإنك إذا نقرت نعم لن تستطيع العودة إليها مرة أخرى.
----------------------------------------------
طرق إنشاء النماذج
هناك طريقتان لإنشاء النماذج :
1) الطريقة الأولى:- هي استخدام معالج إنشاء النموذج وفيه عدة خيارات من النماذج يمكن الاختيار حسب الحاجة لنوع وشكل النموذج وعددها تسعة خيارات مختلفة وهنا لا بد من وجود مصدر بيانات للنموذج لان المعالج سيطلب أن تضيف مصدر بيانات ليقوم بإنشاء النموذج الذي تختاره أنت وسنختار الجدول المسمى AdminTableوالطريقة الأولى أفضل للمبتدئين ويمكن التعديل علي أي نموذج قمت بإنشائه في أي وقت .
معالج النماذج ويمكن اختياره بطريقتين إما عن
طريق أيقونة جديد الموجودة بالأعلى
وإظهار مربع حوار نموذج جديد واختياره منه
كما في الشكل التالي وهنا لن يطالبك بتحديد مصدر
بيانات إلا لاحقا حينما يظهر المعالج
أو تختاره من الأيقونة الموجودة على في نافذة النماذج
وبجانبها العبارة التالية (إنشاء نموذج باستخدام
المعالج ) بالضغط عليها بالفأرة مرتين متتاليتين كما
في الشكل التاليبعد ذلك سيفتح لك المعالج سواء
بالطريقة الأولى أو الثانية كلامها صحيحة وستختار
الحقول التي نريدها أن تكون في النموذج وهنا يمكن
أن تختار عدة حقول ومن عدة جداول واستعلامات
حسب الحاجة لذلك ثم اضغط على كلمة التالي . كما في
الشكل التالي وهنا تم اختيار الحقول التي نريدها ونلقها
إلى قائمة الحقول المحددة للقيام بإنشاء النموذج عليها
ثم اضغط على كلمة التالي . كما في الشكل التالي
بعد ذلك يظهر لك خيارات بأنواع النماذج وعددها ستة
خيارات ستجد شرح لكل واحد منها على حده في قسم
النماذج . وهنا سأتركه كما هو واختار شكل النموذج
عمودي أول اختيار ثم اضغط على كلمة التالي كما في
هذا الشكل والآن سنجد أن المعالج يطالب باختيار نمط النموذج أي شكل اللون وخلفية النموذج سأتركه كما هو قياسي ثم اضغط على كلمة التالي كما في الشكل التالي
وبعد ذلك يأتي دور عنونة النموذج يجب أن تكتب اسم عنوان النموذج وآلا اخذ تلقائياً اسم الجدول أو المصدر ويفضل تسميته ثم اضغط على كلمة إنهاء كما في الشكل التالي
الآن انتهينا من تصميم النموذج بالمعالج وسيظهر النموذج بهذا الشكل
2) الطريقة الثانية:- هي تصميم الجدول يدوياً أي انك تقوم بتفصيل حقول النموذج على النحو الذي تريده أن يظهر به بدون مساعدة من المعالج ويكون اختياره كما في الشكل التالي : ولا يحتاج أن تحدد له مصدر بيانات لأنك ستحدد لاحقا في عرض تصميم النموذج إذا أردت أن يكون قائما على مصدر بيانات فقط .
توضيح لعمل الأيقونة والأيقونة هذه الأيقونات تعمل عندما تضلل احد الخيارين الموجودين قسم
النماذج ولكي تعمل يجب تضليل أي من الخيارين ثم الضغط
على احد الأيقونتين لإظهار المعالج أو فتح النموذج في عرض التصميم .
----------------------------------------------
ثالثاً : التقارير:-
التقرير هو كائن لعرض البيانات وتحليلها وطباعتها بشكل منسق ومعين ويمكن أن يحتوي التقرير على أكثر من مصدر لعرض وطباعة البيانات .
هناك عدة طرق لإنشاء تقرير ما يمكنك إنشائه عن طريق مربع حوار تقرير جديد وتختار منها النوع المناسب لإنشاء التقرير عن طريق هذه الأيقونة وبعدها سيظهر لك مربع حوار تقرير جديد كما في الشكل التالي
بعد ذلك اختر احد أنواع التقارير لإكمال إنشاء التقرير.
الطريقة الثانية هي الضغط مرتين متتاليتين (دبل كلك ) على إحدى الأيقونات الموجودة في قسم التقارير أو بتظليلها بالفأرة ثم الضغط على أيقونة تصميم لفتح طريقة عرض التصميم أو استخدام المعالج ..
إنشاء التقارير باستخدام المعالج:- معالج التقارير وهو يقوم بإنشاء تقرير فقط يحتاج إلى تحديد بعض الخيارات مثل المصدر ونوع التقرير وبعض الخيارات المتاحة ليقوم بإنشاء التقرير بداية سنختاره كما في الشكل التالي ولا حاجه لتحديد مصدر له لأنه سيحدد المصادر الموجودة ويخيرك بين أن تختار مصدر واحد أو أكثر من مصدر .
بعد الضغط على زر موافق سيظهر معالج التقارير وسنجده قد حدد مصدر وهو الوحيد في قاعدة البيانات ولكن لو كان هناك أكثر من مصدر جدول ستجدها في قائمة المصادر ويمكن أن تختار أكثر من مصدر لبناء التقرير وهذا الشكل يبين الخطوة الأولى لمعالج التقارير .
الآن سنقوم بنقل حقول المصدر المحدد من القائمة إلى قائمة الحقول المحددة إلى اليسار وذلك بالضغط على أزرار النقل أو بالفأرة ( دبل كلك ) وهنا يبين الشكل التالي نقل الحقول في مكانها الصحيح .
بعد ذلك نضغط على مفتاح التالي للانتقال للخطوة التالية وهي خيارات مستويات التجميع سنتركها ولن نختار أي حقل لمستوى التجميع وسنعود له بعد إكمال الخطوات حتى لا يتشتت الشرح وهذا هو شكل خيارات مستويات التجميع .
الآن سننتقل إلى الخطوة التالية بالنقر على زر التالي وهنا ستظهر خطوة الفرز ويوجد بها أربع أمكان لحقول الفرز يمكن أن تختار حقل واحد أو أربعة حقول لفزر البيانات في التقرير سواء تصاعدياً أو تنازلياً كما في الشكل التالي .
الآن سنقوم باختيار حقل واحد كمثال وسنختار حقل الرقم العام بفرزه تصاعدياً كما في الشكل التالي سننتقل للخطوة التالية وهي اختيار نوع تخطيط التقرير وستجد عدة خيارات لنوع التقرير عمودي أو جدولي أو ضبط وخيارات للصفحة عمودياً أو أفقياً سنتركها كما هي في الشكل التالي
بعد الانتقال للخطوة التالية وهي اختيار نمط التقرير أي شكل التقرير وحقول النص واللون من الأشكال الموجودة في هذا الشكل .
سنترك اختيار النمط كما هو وننتقل للخطوة الأخيرة وهي كتابة عنوان للتقرير ويكون اسم لحفظه في قسم التقارير طبعا سيكون الاسم موجود تلقائيا في المعالج وقد اخذ الاسم من اسم الجدول المصدر ولكن سأغير اسمه كما في الشكل التالي واضغط على زر إنهاء لإنشاء التقرير ومعاينته .
بعد الضغط على إنهاء سنشاهد التقرير في وضع المعاينة كما في الشكل التالي .
رابعاًً : الماكرو:-
تعتبر وحدات الماكرو مجموعة من إجراء واحد أو أكثر ، الإجراءات التي يمكنك إنشاؤها لمساعدتك في تنفيذ المهام الشائعة بصورة تلقائية. باستخدام مجموعات وحدات الماكرو، يمكنك تنفيذ مهام متعددة في آن واحد. مثل فتح أو إغلاق نموذج وطباعة تقرير .ويمكن أن يتكون الماكرو من ماكرو واحد يحتوي على عدة إجراءات كمجموعة ماكرو في ماكرو واحد ويمكن استخدام عمود الشروط لكل ماكرو أو مجموعه وكذاك يمكن تسمية كل ماكرو باسم معين تختاره له لكي تفرق بين عدة الإجراءات التي تحتويها مجموعة الماكرو للمعرفة اسم كل إجراء منها.
لإنشاء ماكرو اذهب إلى قسم وحدات الماكرو كما في الشكل التالي .
ثم اضغط على أيقونة جديد لإنشاء ماكرو جديد وستظهر لوحة اختيار الماكرو مثل شكل جدول صفوف وأعمدة كما في الشكل التالي .
الآن يمكنك اختيار احد الإجراءات التي يوفرها عمود الإجراءات بالضغط على السهم في عمود الإجراءات وستجد إجراءات كثيرة كما في الشكل التالي .
سنختار إجراء فتح للنموذج المسمى AdminForm وهو الإجراء المسمى OpenForm وستظهر بالأسفل إلى اليسار من مربع التعليمات ستة خانات هي خانات وسائط الإجراء وبواسطتها تستطيع تحديد اسم النموذج وطريقة عرضه وعامل التصفية للنموذج وإضافة شرط لفتح النموذج ووضع البيانات في النموذج يعني فتح النموذج لإضافة بيانات أو لتحريرها أو للقراءة فقط وأيضاً الوسيطة الأخيرة طريقة عرض إطار النموذج كما يوضح الشكل التالي .
1- لاختيار اسم النموذج المراد فتحه .
2- طريقة عرض النموذج يمكن اختيار أكثر من طريقة عرض مثل عرض في طريقة التصميم أو عرض في طريقة ورقة البيانات أو PivotTable أو معاينة الخ ...
3- هنا تدخل عامل التصفية يمكن أن يكون استعلام أو عبارة أس كيو أل SQL .
4- أيضاً يستخدم كعامل تصفيه ويمكن أن يحتوي على جملة SQL WHERE أو استخدم منشئ التعبير لتحديد عمل الوسيطة
5 - لطريقة عرض البيانات إما للإضافة أو التحرير أو للقراءة فقط .
6- وهي لوضعية الإطار وكيفية عرض إطار النموذج .
سنقوم الآن بتحديد اسم النموذج المراد فتحه عبر هذا الإجراء ونحدد نوعية عرض النموذج كما في الشكل التالي .
الآن سنقوم بحفظ الماكرو من قائمة ملف ثم حفظ باسم أو أغلق إطار الماكرو وستظهر رسالة بالمطالبة بالحفظ أو الإلغاء ولكننا سنقوم بحفظه عن طريق قائمة ملف كما ونحفظه كـ ماكرو وليس وحده نمطية كما في الشكل التالي .
بعد الحفظ أغلق إطار تصميم الماكرو وستجد انه تم حفظه في قسم وحدات الماكرو كا ماكرو في الشكل التالي .
الآن سنشغل الماكرو لنرى هل يعمل بشكل صحيح أم لا إما بالنقر مرتين متتاليتين على أيقونة الماكرو نفسه أو على هذه الأيقونة أو نظلل أيقونة الماكرو السابقة ونضغط على أيقونة التشغيل وفورا سوف يعمل الماكرو وسيفتح النموذج كما في الشكل التالي .
بهذا نكون قد انتهينا من إنشاء ماكرو لفتح النموذج
.gif){kind=icon}
مذكره علي اكسيس 
رد: مذكره علي اكسيس 
العرض العادي
